La telefonía empresarial es una herramienta fundamental para la comunicación interna y externa de las organizaciones. Aquí te presentamos 10 beneficios de la telefonía empresarial y algunas sugerencias sobre cómo implementarla:

1. Beneficios de la telefonía empresarial:

• Profesionalismo: Proporciona una imagen profesional a clientes y socios comerciales al tener un sistema telefónico dedicado para la empresa.
• Facilita la comunicación: Permite una comunicación eficiente y rápida tanto dentro de la organización como con clientes y proveedores.
• Flexibilidad: Ofrece funciones avanzadas como transferencia de llamadas, conferencias, buzón de voz, entre otras, que aumentan la flexibilidad y la productividad.
• Seguimiento de llamadas: Permite realizar un seguimiento efectivo de las llamadas entrantes y salientes para mejorar el servicio al cliente y optimizar los procesos internos.
• Escalabilidad: Es escalable, lo que significa que puede adaptarse al crecimiento de la empresa sin problemas.
• Ahorro de costos: Puede reducir los costos de comunicación, especialmente en comparación con sistemas telefónicos tradicionales.
• Integración con otras herramientas: Se integra fácilmente con otras herramientas empresariales como CRM y software de gestión, lo que facilita la gestión de contactos y la automatización de procesos.
• Movilidad: Permite a los empleados realizar y recibir llamadas desde cualquier ubicación, lo que mejora la movilidad y la colaboración.
• Análisis de datos: Proporciona análisis detallados sobre el tráfico de llamadas, patrones de uso y otros datos relevantes que pueden utilizarse para mejorar la toma de decisiones.
• Respaldo y seguridad: Muchos servicios de telefonía empresarial ofrecen funciones de respaldo y seguridad avanzadas para proteger la información confidencial y garantizar la continuidad del negocio.

2. Cómo implementar la telefonía empresarial:

• Evaluar necesidades: Identificar las necesidades específicas de comunicación de la empresa y seleccionar un proveedor de telefonía que ofrezca soluciones adecuadas.
• Elegir la tecnología adecuada: Decidir entre sistemas tradicionales, VoIP (Voz sobre Protocolo de Internet) o soluciones en la nube según los requisitos y presupuesto de la empresa.
• Seleccionar un proveedor confiable: Investigar y seleccionar un proveedor confiable y con experiencia en telefonía empresarial que ofrezca un servicio de calidad y un buen soporte técnico.
• Configuración y personalización: Configurar el sistema según las necesidades específicas de la empresa, incluyendo la configuración de extensiones, horarios de atención, buzones de voz, etc.
• Capacitación del personal: Proporcionar capacitación adecuada a los empleados sobre el uso del sistema telefónico y sus funciones avanzadas.
• Pruebas y ajustes: Realizar pruebas exhaustivas del sistema antes de su implementación completa y realizar ajustes según sea necesario.
• Mantenimiento y actualización: Realizar un mantenimiento regular del sistema telefónico y asegurarse de que esté actualizado con las últimas características y parches de seguridad.
• Monitoreo y optimización: Monitorear el rendimiento del sistema telefónico y optimizar su configuración según sea necesario para garantizar un funcionamiento eficiente y confiable.

En resumen, la telefonía empresarial ofrece una serie de beneficios significativos y su implementación exitosa requiere una planificación cuidadosa y la selección del proveedor adecuado. Con la tecnología adecuada y la configuración adecuada, la telefonía empresarial puede mejorar la eficiencia operativa, la productividad y la satisfacción del cliente en cualquier organización.

¿Recuerdas esos días en que los clientes se quejaban porque nadie contestaba el teléfono en la oficina? Pues eso se acabó con la llegada de las PBX, centrales telefónicas que permitían a una secretaria o recepcionista recibir todas las llamadas de varias líneas telefónicas en un solo lugar y transferirlas a cada persona dentro de la empresa.

Aunque la central era un gran alivio, igualmente había que esperar a que la recepcionista hiciera la transferencia y eso, sin saber si a quien llamábamos se encontraba en el lugar. 

También, para que los empresarios pudieran hacer una llamada telefónica a un número externo, debía “pescar” una línea disponible marcando algún número de su teléfono, hasta encontrarla. Este sistema resultaba ser un poco tedioso.

A estas centrales telefónicas análogas, aunque fueron de gran ayuda, no les queda más de dos años de vida útil. Ya no vivimos en una época donde esa sea la vanguardia, vivimos nuestro día a día con la habilidad de hablar por teléfono y hasta de trabajar desde cualquier lugar.  

Actualmente, tener una central telefónica PBX es como tener una máquina de escribir antigua. Las líneas telefónicas como las conocimos ya están siendo reemplazadas por troncales digitales.

Bienvenidas las VPBX

En la VPBX la información de voz viaja en paquetes de datos a través de protocolos. Su conexión puede ser por red local o Internet. También permite conectarse a las líneas tradicionales a través de un gateway o a través de un usuario, contraseña y la dirección IP del servidor del proveedor.

Otras funciones

Entre ellas está el manejo de duración de llamadas, caller ID, números restringidos, entre otros. Además, permite el desarrollo de funciones e integraciones de una manera escalable y sostenible.

Beneficios de una central VPBX:

• Atiende las llamadas las 24 horas del día.
• Implementa su imagen corporativa.
• Orienta las llamadas entrantes a quien dará solución.
• No será necesario tener una recepcionista de llamadas.
• Lleva el control de las llamadas entrantes y salientes.
• Calcula y permite conocer qué medios de contacto son más efectivos para su empresa.
• Integra nuevas tecnologías y ahorra en facturas.
• Atiende las llamadas desde casa o celular.
• El consumo de minutos VoIP en sus llamadas salientes son mucho más económicos.
• Puede instalar el número de extensiones que necesite dentro y fuera de la empresa.

¿Qué empresas usan servicios VPBX?

Con estas centrales virtuales, en la nube, no importa dónde estés. Por eso, cuando llamamos a un agente de Atención al Cliente, puedes estar en México, pero esa persona está en otra parte del mundo, trabajando desde casa y tú no tienes la necesidad de hacer una llamada internacional.

Empresas como Amazon, Vodafone y Movistar cuentan con operadores telefónicos en todo el mundo gracias al servicio de una central virtual.